随着油田财务管理水平的不断提高，ERP系统的不断成熟和完善，会计档案管理工作遭遇到了巨大的挑战。由于ERP系统下存储的会计电子数据存在各种链接与关联关系，以纸张作为媒介来保存打印的会计凭证和会计账簿已无法反映会计核算的全貌，更无法对一些重要的会计信息进行搜索查阅。因此，对财务部门来说，在企业内部建立一套切实可行的会计档案电子存储方案应摆上议事日程。笔者根据工作的实践，谈谈如何做好ERP系统下会计档案管理工作。
ERP系统下的会计档案的特点
众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、序时性和严肃性。财务系统实行ERP系统后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，因此为会计档案赋予了许多新的特点。
1．会计凭证分类管理渐显优势。
在传统会计实务理念下，会计记账凭证必须连续编号，《会计基础工作规范》中就规定：“填制计账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号”。而且一般是记账凭证与原始凭证合起来管理，即记账凭证从系统中打印出与原始凭证装订在一起，暂且称之为“统一管理”模式。而ERP下则产生了与之对应的“分类管理”模式的概念，这里的“分类管理”包含了纵向分类管理和横向分类管理两个方面。首先，由于ERP下所有业务按流程管理，这样一些主要的业务模块产生的记账凭证编号就可作为单独的记账凭证类别进行管理，进行分类别连续编号，即所谓的纵向分类管理：这种纵向分类管理对ERP下复核和审计提供了一个极好的管理平台，使有关人员可以按业务分类对相关凭证进行快速追溯。其次，ERP下会计凭证的概念与传统会计实务下的会计凭证的概念已有所区别，ERP下的会计凭证一般应分为手工原始凭证，电子基础凭证和会计记账凭证，并且会计记账凭证在计算机中存在的状态也与传统会计实务下不太一致，以某厂为例，现阶段的会计凭证分为：集成凭证(计划部门、天然气销售等)、超级用户凭证、财务中心日常业务生成凭证(包含不可打印的co凭证以及资产凭证)等。ERP下的会计记账凭证在计算机中一般不可能仅仅以会计分录的数据形式存在，它还包含大量链接信息和集成数据信息，通过这些信息与电子基础凭证关联在一起，其中包含大量的企业采购，生产，销售等企业其他经济活动信息。这样，会计记账凭证实际上是企业的经济活动信息在财务上体现的一个链接和集成平台，而这样的一个平台是无法通过打印在纸张上与相关原始凭证一同管理的，因此必须将原始凭证从打印的记账凭证下分离出来，单独编号，并通过设定在记账凭证属性项下的编号信息与手工原始凭证进行链接，形成横向分类管理。这种横向分类管理使会计记账凭证的电子存储成为可能。
2．会计账表已非独立数据形式。
传统会计实务下的会计账簿和会计报表是一种独立的数据的概念，它们不是实时数据，而仅仅是对财务数据在一定时点或时期的反映形式，因而当这些数据一旦形成，也就不再需要其他数据的支持。也就是说当一定时期的账簿或报表形成后，一旦凭证数据转移或丢失则账簿和报表数据依旧存在，而且不会发生任何变动。在这种情况下，会计账簿和报表不但会占用大量的存储空间，而且不利于数据信息的实时更新。而ERP下，会计账簿与报表己没有必要像传统会计实务状态下那样以独立的数据形态存在，尽管会计账簿与报表两者间从形式上有所区别，但从实质上看会计账簿与会计报表已经与其他的各种查询一样成为由基础数据支持的表格输出形式。这种形式下数据能够实时更新，查询数据及时准确，不存在因缺少个别系统管理步骤而引起查询数据不及时的情况，因此，我们传统中所说的“记账”这一过程也就不复存在。当然，在这种情况下，系统也对数据安全性提出了更高的要求，因为一旦基础数据存在差错或出现丢失现象，就会给后续的查询产生连续性差错，从而造成会计信息的失真，并可能给企业生产经营带来不可估量的损失。
ERP系统下的数字化会计档案管理工作
数字化管理档案是ERP活动的产物，又是数字化管理活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。它是指存贮在磁盘(硬盘和软盘)或其它存贮介质上的会计数据和程序，以及打印输出的各种帐簿、报表、凭证等核算数据和系统开发运行中的全套文档资料。所以加强数字化管理的档案管理，是实现数字化油田工作连续进行的保障，是ERP信息管理系统内数据安全完整的保证，是数字化会计系统正常运行的保证。
1．加强ERP下的会计档案管理，理顺会计档案管理体制。完善会计档案管理工作的各项规章制度，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制订出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表等，比如：专门准备了一台存储会计档案专用机，每月采用“A B备份法”，按时把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外 还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的销售与维护公司的名称、电话以及相配套的各种说明书。
2．加强会计人员岗位培训，提高ERP系统下的会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从ERP会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
3．财政部门与档案部门联手，共同加大对新的会计管理体制下形成的会计档案的监管。结合实际，联合制发包含ERP系统下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。
4．ERP系统下的会计档案的整理与再利用。ERP系统下的会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势，通过整理可以利用历年的数据对本单位本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门决策者提供可靠的决策依据。另外还可以看出本单位、本部门甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的为规范，改善经营管理，提高经济效益。我们还可以利用ERP系统下的会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计档案的再利用。
让人参与管理会提高人的热情
让一些爱发牢骚的下属参与讨论和制定单位的计划，这些下属在日后执行单位计划的过程中，不但不会发牢骚，而且热情很高。也就是说“让人参与管理会提高人的热情。”我们是社会主义国家，领导与下属都是主人，大家彼此是平等的，把单位办好是大家共同的心愿。让下属参与单位的管理，一方面能增强下属的主人翁意识，激发责任感和荣誉感，进而提高工作热情；另一方面也密切了干群关系，使领导得以集思广益，更快更好地提高管理单位的水平。当然，让下属参与单位管理，不是事无巨细地都要经过下属的讨论和决定，而是说对于单位的重大问题要让下属参与讨论和决定。务必记住：下属对单位的重大问题不仅有知情权，而且有参与权。
解聘从无失误的下属
有人认为从无失误的下属最好，可为什么要解聘呢?因为人无完人，无论什么人做什么事情都不可能万无一失，总会有这样或那样的大小失误，一个人做事情(尤其是做有创新的事情)越多，他的失误概率也就越大。倘若一个下属从无失误，只能说明他不去做任何有创新的事情而整日沉浸于一般性的日常事务之中。对于这种“不求有功但求无过”的下属为什么不解聘呢?要提醒的是，这类下属中一些人还会对别人的失误幸灾乐祸，发表“事后诸葛亮式”的评论，以显示自己的高明并打击别人的积极性。当然，对于那些做什么事情都屡屡失误，尤其都是以同样原因失误的下属也应该纳入解聘之列。
