摘 要：现如今，社会在不断进步，办公自动化越来越普及，传统的纸质文件已不能与最新技术接轨，在纸质文件的管理经验上及信息技术促进了电子文件管理的完善。作为一名档案管理者，面对技术的变化及档案管理的要求，必须有清晰的头脑，无论是纸质文件还是电子文件都要进行有效的管理，这就需要我们分清两种文件形式的不同特点，在重视现代化电子文件管理的基础上还有重视传统的纸质文件管理。本研究中，笔者在介绍纸质文件与电子文件的共存状态及分析两者在管理上存在的差异的基础上，对不同介质受技术寿命差异的影响、信息保护的差异对不同介质的影响及双重管理纸质、电子档案的优点进行了阐述，以供读者参考。
关键词：纸质文件；电子文件；管理
随着网络现代化的发展，大多数企业在使用纸质文件的基础上已开始使用电子文件，并且管理形式不断翻新。由于电子文件具有传递快捷、操作方便、存储空间较小等特点，给档案管理工作带来了极大的方便。与传统纸质文件相比具有极大的优势，纸质文件与电子文件使档案管理工作中的各个环节都发生了较大的变化，那么在传统与现代管理方式中进行比较，实现纸质档案与电子档案的有机结合，是目前档案管理所面临的一个重要课题。
一、纸质文件与电子文件的共存状态
随着电子文件的诞生，在很长的一段时间里电子文件与纸质文件都会处于共存的状态，必然会对两种文件形式分别进行管理，这就形成了两种管理系统的共存。当两个文件管理系统在同一个机构中共存时，相互之间会不断的调整自己的特点、角度，并在不断磨合过程中产生一定的依赖性，但是又是相互独立的；既互相影响，又各自发展；既共同承担着又各自分担的责任。在一定环境下，两种不同的文件形式之间的相互影响也具有一定的积极作用，不仅能够进一步加强各自的功能，还能够更大的发挥各自的优势。
二、纸质文件与电子文件在管理上存在的差异
（一）纸质文件与电子文件管理流程不同
纸质文件整理活动是纸质文件管理的关键环节，其管理目的主要在于使档案组成一个有机体系从而为方便利用提供有效的条件。纸质文件在进行系统化管理时，首先需要对文件资料进行立卷归档，例如：分类、排序并编号等等，之后按照卷宗目录顺序将这些卷宗进行固定，这样有利于纸质档案后期的进一步管理，同时也方便使用者能够快速找到需要的卷宗。
电子文件管理主要是从计算机技术的特点和档案管理的基本规律出发，制定一个归档电子文件管理系统软件。其主要包括了电子文件的形成、整理、归档、利用、统计及保护等内容的管理。对于电子文件，在现代科学技术带动下有多种不同的储存方式，如：磁带、硬盘、光盘等等，电子文件与纸质文件相比，其最大的优势在于便于保存，记录采取非接触式，搜索引擎快速搜索，存储量比较大，数据读取、传输速度比较快等。
（二）电子文件与传统档案整理方式不同
纸质文件管理需要有机联系实体系统固定文件，建立档案实体的科学秩序，并能支持和实现档案检索。纸质文件与电子文件特性不同，所以两者管理的方法和原则也有一定的不同。电子文件管理是将收集积累的电子文件按照一定的原则和方法进行分门别类整理。管理过程中主要包括两个层次：一是进行分类、排序。将计算机载体中杂乱、零散的电子文件按照电子文件的管理标准进行分类、标引及组合等，使电子文件能够处于有序的状态；二是建立数据库。通过计算机系统对电子文件进行分类编号，并进行迅速、多角度的整序。
（三）纸质文件与电子文件的价值鉴定不同
鉴定纸质文件与电子文件的保存价值，其中纸质文件主要是依据文件的凭证、参考应用等，而电子文件则是以自身的可读性所决定的。但随着社会的不断发展，两者的鉴定标准、内容及方式等均会随之发生变化，例如：电子文件的保存价值除了原来的可读性，现在还增加了其内容涵盖的范围。与纸质文件相比，电子文件的制作更为方便，而且还可以根据用户需求对其中的数据、文字、图片等相关信息进行修改或者完善，但是到目前为止，电子文件的价值在法律上仍然无明确的定义或者概述，因此电子文件的保管价值需根据用户需求而定。
（四）纸质文件与电子文件的归档方式不同
纸质文件归档立卷工作比较简单，一般根据纸质档案管理的相关程序和相关要求进行。但是电子文件在归档时需要面临很多问题，很多人对电子文件认识还存在误区，认为电子文件中许多东西都是无用的，因此为了减少工作量而随意增减电子文件的归档内容；电子文件归档需要依靠计算机输入，在实际操作中有些人对计算机操作技能不熟悉，在电子文件的归档过程中产生畏难思想。
（五）纸质文件与电子文件在保管方式上存在差异
纸质文件的表现和存储形式简单直观明了，具有方便阅读和保存的特点。纸质文件形成后，一般由档案室进行统一编目、分类保管，但在保管过程中必须注意纸质文件是否有发黄、虫蛀、字迹褪变、霉变等现象，以避免影响到文件的长期可读性，这也是档案部门在纸质文件保管工作中的重要环节。对于电子文件而言，对其长期的可读性具有一定影响的因素主要是新媒体产生与推广应用以及新型的存儲工具等。为了有效避免上述问题，一般档案管理部门在收到电子文件时，普遍采取纸质文件与电子文件共同保存方式，或者将不同的电子文件统一格式，从而提高了电子文件的高效利用率。
三、不同介质受技术寿命差异的影响
当纸质文件形成之后，影响其保存时间的因素主要涉及档案室温度、湿度以及存储方式等等。电子文件的保存时间除了受到保存环境因素、方式的影响之外，与当时的存储设备等也有一定关联性。电子文件是通过计算机操作软件将相关信息输入，因此读取这些资料需要依靠计算机技术。但是由于现代计算机技术、信息存储技术等不断的更新换代比较快，若存储电子文件的设备未及时更新，则无法有效读取相关信息。电子文件存储技术落后的主要表现为：一方面是无法及时找到相匹配的产品，主要是某些电子存储产品生产厂商停止生产；另一方面则是由于现代电子读取技术更新而当初的存储方式无法识别。在常规情况下，影响电子文件的安全性的因素主要现代电子技术革新，其与自身存储设备硬件损坏相比更为严重。
四、信息保护的差异对不同介质的影响
在档案管理中，纸质文件管理的最重要的目的是最大限度延长档案的保存时间，纸质文件最佳的优势在于其信息与载体是融为一体的，若纸质文件的载体能够很好的保存，那其所记载的信息也就能够长久的保存下去。电子文件与纸质文件相比，虽然都是记载信息与载体融为一体的，但是最大的缺点是其中的信息可以被随意更改、删除或者盗窃等，另外近几年来计算机病毒对于电子文件的保护也产生了严重威胁，若存储电子文件的计算机系统被病毒入侵，其内部存储的文件则可能受到损失。
对于电子文件的安全防护，在现代计算机技术的影响下产生了多种不同防御措施或者技术，如：防火墙、数据加密、数字水印法、访问权限设置等方式，这样可以最大限度避免电子文件被计算机病毒入侵而泄漏、删除或者修改。其中，数据加密法是对未经加密的信息进行加密处理，使其信息有密码保护，输入正确密码后才能进行识读；数字水印法是将作者的印签、花纹等标志通过某种利用技术方法将其隐藏于电子文件中，这些标志在电子文件被拷贝的情况下也不会被拷贝的，这种保护方法确保了电子文件信息的唯一属性。
由于文件生效的主要标志是签署和印章。在当前的技术条件下，对于一些具有法律效力和凭证作用的文件保存必须为纸介质形式。由于电子信息技术与文件载体具有不稳定性的特点，并且电子档案容易被修改，为确保电子文件数据的安全性，对电子文件制成拷贝存档是很有必要的。目前，纸质文件、电子文件通常采用“双轨制”转化为档案，档案内容以磁、光介质与纸介质两种文件进行归档，即“两套制”，形成两套内容相同的档案。在归档过程中使用不同的存贮装具和编目方法。在纸质文件与电子文件保护中，纸质文件需要在相对应的卷宗中备注电子文件的编码，而在电子文件中也需要在相应位置备注纸质文件中的卷宗号，这样有利于在文件使用时相互参照、补充。
五、双重管理纸质、电子档案的优点
（一）有利于提高工作效率
根据《规则》中关于文件的整理要求提出了可以采用计算机技术进行操作。由于计算机管理系统中有检索项，当工作人员需要调取档案卷宗时，可利用检索项快速搜索其需要的卷宗。在企业、事业单位等机构中，可以通过上述措施迅速搜索到相关资料，不仅提升了检索速度，也节约了大量时间，给企业、事业单位的工作节约了大量的时间。由此可知，《规则》中最大的特点是增加了工作效率。
（二）方便档案统计与专题工作
在档案管理中，档案的统计与专题工作是其中最重要的组成部分。在很多企、事业单位中，对于机构设置、干部任免、职称评定以及重要事项决策等等都属于档案专题，而档案的统计工作中需要档案人员具备良好的责任心以及长时间工作才能够完成。在计算机电子文件中，可以根据档案的不同类型进行分类、存储，一方面计算机技术可以在短时间内完成人工需要几年或者幾十年才能完成的工作量，提高了档案的统计效率；另一方面则是档案管理人员可以利用检索项对档案的卷宗快速搜索，为开展专题工作提供了资料支持。
（三）简化了档案工作环节
在《规则》中关于档案整理的程序方面，我们可以以件为单位，对所有的档案资料进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒、上架。在传统的纸质文件管理中，我们需要对档案资料进行分类、组卷、卷内文件排列、装订档案、拟定案卷标题、编好文件页码、抄写卷内目录及案卷目录、填写案卷封面、归档号、案卷号等，而现代电子文件则可以省去其中很多环节，提高了档案管理的工作效率。
总之，在现代科学技术快速发展的影响下，办公设备的自动化进程也逐渐推广应用，计算机信息技术进入现代办公文书、档案管理已经成为一个必然趋势。在文书、档案的制作、处理、统计中逐渐普及计算机技术，进而实现文书、档案的电子化，从而极大的减轻了档案人员的工作量，进一步简化了文书、档案的管理程序，提升了使用效率与质量。电子文书的出现，促进我国企业、事业单位办公自动化发展进程，且在以后的发展中的应用范围将更加广泛。
（作者单位：国网山西省电力公司芮城县供电公司）
参考文献：
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