社会进入知识经济时代，知识已成为经济增长、社会发展的关键性资源。管理专家彼得·德鲁克指出：“目前真正的控制性资源和生产决定性因素既不是资本，也不是土地和劳动力，而是知识。”而随之产生的知识管理也成为新兴且日益重要的研究课题，越来越多的组织通过知识管理来塑造自身的核心竞争力。
公安档案作为社会管理的产物，与每个公民都有着密切联系，如户籍档案、“110”报警登记档案、交通事故处理档案，等等，社会的信息需求很大，然而公安档案的管理一直延续着传统的管理模式，与飞速发展的时代步伐不相适应，急需在新的观念引领下，探索并建立新的管理方式。笔者认为知识管理作为一种新的管理理念，可以运用于公安档案，将公安档案在社会管理中的独特作用和特殊价值充分发挥出来，提升公安档案的整体管理水平及服务功能。
一、什么是知识管理
知识管理指在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创造等过程，不断地回馈到知识系统内，形成永不间断的累积，个人与组织的知识成为组织智慧的循环，成为管理与应用的智慧资本，有助于组织做出正确的决策。知识管理不是目标，知识管理是手段、工具、营养品和助跑器。
作为专业名词，知识管理好像离我们很遥远，知道的人并不多，其实它就在我们每个人的身边。从开始读书识字之日起，我们已经在不断享用前人知识管理的成果，并着手实施自己的知识管理。工作场合常常会碰到这样的人，他们做事很有条理，非常规范，办事效率很高，出错率极低。仔细观察这些人的工作，会发现他们都有一个共同的特点，就是个人工作的知识管理做得很好。知识管理是一个动态、持续的知识获取、储存与创新的过程，是不断地把个人的显性与隐性知识转变成组织知识，并不断扩大组织的智力资本、增加组织竞争力的过程。
知识管理在管理理念上真正体现了以人为本的管理思想，人力资源管理成为组织管理的核心；在管理对象上以无形资产管理为主要对象，比任何管理形式都更加强调知识资产的重要性；在管理内容中遵循“知识积累—创造—应用—形成知识平台—积累—再创造—再应用—形成新的知识平台”的循环过程；在范围及重点方面包括显性知识管理和隐性知识管理，但以隐性知识管理为重点，注重显性知识与隐性知识间的共享与转换；在目标和策略方面以知识管理创新为直接目标，建立知识创新平台为基本策略，智力性和创新性是知识管理的标志性特点；在组织结构上与其他管理形式采取的金字塔式等级模式不同，采取开放的、扁平式管理的学习型组织模式。
二、知识管理运用于公安档案的必要性
相对于一般机关、学校、企事业单位的档案，公安档案有其特殊性，一是涵盖范围广，内容涉及人们生活的各个方面和社会的各个角落。其中有许多与公民个人相关的档案，都是公民个人经历和重大事项的证明，能够在必要时维护公民的权益。二是专业性强。公安业务档案包括刑事侦审、治安处罚、劳动教养、强制戒毒、收容教育、事故处理等三十几个类别，每个类别涉及的领域不同，分别都有专门的收集、整理和提供利用的要求。三是有公共服务需求。公安档案是公安管理状况分析的重要依据凭证，对于维护社会稳定有重要意义，同时社会存在大量的公安档案信息需求，就基层公安派出所而言，户籍档案自形成之始，就直接面向社会公众开展利用服务，其社会利用量数倍于公安机关内部利用，社会各方面的查询服务占据了提供利用的重要位置。当然，这种服务仅限于个别的档案，对于有着三十几种专业档案的公安档案来讲，现实利用需求与查阅服务的范围存在一定程度的脱节，需要以新的管理理念和更加科学的工作方式，回应社会的利用需求。
公安档案是重要的知识资源，随着新时期公安事业的发展和工作内容的转变，档案管理的方式也在发生相应的变化。公安档案的特点，决定了必须适应新形势的要求，从对档案实体的管理转向注重对档案内容，即知识的管理，强化对档案知识的开发利用，实现公安档案资源的共享，满足社会各方面的利用需求。知识管理强调了知识资产的重要性，注重显性知识与隐性知识之间的共享与转换，并以创新为直接目标，与公安档案管理方式的转变目标相契合。知识管理对公安工作各方面都会产生不同程度的影响，能有效地将海量的信息进行识别、分类、创造、分享、整合，作为一种新的管理思想和方法，如能在公安档案管理中加以运用，可以整体提升公安档案的管理水平和服务功能。
三、知识管理运用于公安档案的设想
1.转变观念，完善公安档案管理方式
随着社会进步和公安工作的发展，公安档案管理的方式也在发生了相应的变化，重心从实体管理转向知识管理，这是一种由外向内、由浅入深、由物理控制向智能控制的转变，目的是保证档案信息的完整积累和提供高质量的信息服务。这就要求我们转变观念，赋予公安档案更新的内容，同时要从档案实体保管员转变为档案信息管理者、知识提供者和决策咨询者，带来角色的转变。这种观念转变应该是一种由上至下，由里及外的转变，在推行及实践知识管理理念时，领导者必须凝聚共同的愿景，营造知识管理的环境，逐渐从学习型组织转化为知识型组织。首先转变决策部门的认识，更加注重人员合理调配，全面提升总结、提炼隐性知识和信息收集、分析、处理的能力。只有实现观念的真正转变，才能贯彻知识管理的思想，不断完善公安档案管理方式。
2.顺势应变，再造档案管理业务流程
业务流程再造，是指对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计。作为基于信息技术的、为更好地满足知识服务需求、系统化的业务流程再造，它突破了传统的劳动分工理论思想，为公安档案管理提供了一个全新的思路。在知识经济时代，组织结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失。公安工作对信息技术的应用，产生大量的电子档案，电子档案与传统纸质档案存在较大的差异，对电子档案的管理推动了公安档案管理业务流程再造，包括档案从文件形成、运转、归档、提供利用、鉴定、永久保存或销毁的全过程，这种新的业务流程有助于加强公安工作的知识管理，同时强化了对各项公安业务工作的服务功能，可以提高整个公安工作效率，从而更好地服务社会。
现代公安工作中，业务流程和信息流程是不可分割的，公安档案是公安机关运转中最重要的信息流，也反映了公安工作的业务流程，把这两个流程有机地融合起来，即在档案流程中体现公安业务流程的要求，或把公安业务流程要求嵌入档案管理流程，可以减少流程的中间环节，提高流程中的并行程度与合作程度，体现了前端控制和全程管理的理念，可以有效提高档案管理的质量和效率，符合知识管理目标和策略上以管理创新为直接目标，以建立知识创新平台为基本策略的标志性特点。
3.开发信息，提升公安档案管理水平
公安工作的发展对公安档案管理提出新的挑战，传统的管理方法缺乏对档案信息资源的深入开发，很难适应公安工作知识管理及信息化带来的挑战，但同时也给公安档案管理提供了一个转变的契机，促使其运用信息技术，向积极开发档案信息资源，挖掘档案中蕴含知识的方向转变。必须积极开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动公安工作知识管理水平的提高。建立知识管理体系前，分类识别已有的知识资源和所需要的知识资源，区分哪些是重点，哪些会常用，等等，以便更有效地提供服务。同时，针对不同的服务对象，建立与之匹配的服务模式，以更便捷的方式满足其利用需求。通过不断提升档案管理水平，形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环。
4.提高素质，塑造档案人员的“知识人”形象
档案人员仅仅当一名忠诚的“保管员”，并不能充分实现现代公安档案管理目标，必须停止扮演单一的实体保管员角色，转而成为概念、知识的提供者，成为“知识人”。充分运用档案中蕴藏的知识服务公安管理各项业务工作，有多种方式和渠道，如汇集公安工作中典型的案例编撰成“案件处理规范案例”，发掘过去的经验和教训，揭示成功与失败背后的逻辑规律，并将其内在的智慧结晶应用于今后的工作实践，起到“吃一堑，长一智”的效果。知识管理就是透过知识的流通、分享、运用和创新，改变组织的学习与创新能力，因此营造开放的组织沟通气氛，建设有利于创新的组织文化，是实践知识管理的基础工程。要塑造档案人员的“知识人”形象，就应该根据公安档案的特点和管理要求，加强有针对性的培训，全面提高档案人员的综合素质，以政治强、业务精、观念新、作风硬的崭新面貌，当好公安档案的管理者。
知识管理的理念并没有太多高深的成分，在知识管理实践中更重要的，是将知识资源视为重要的资产，加以组织化的管理和发展的指导思想。有了对知识资源的足够认知，个人和组织对知识资源进行科学化，系统化的管理就水到渠成了，即使工具和手段不够发达，知识管理仍可以开展。相信公安档案工作引入知识管理理念后，其特殊价值一定可以得到充分挖掘并加以提升，以更好地服务各项公安工作和社会各方，在经济建设和社会发展中发挥应有的作用。
（作者单位：上海市杨浦公安分局新江湾城派出所）
