从2008年开始,中国铁道出版社进行ERP建设,经过一年多的积极努力,建成了ERP信息管理系统,取得了较好的成效。
一、建设ERP实现管理创新
对于要不要建设ERP,在出版社内部一直有不同的认识,有的赞成,有的反对。认识不统一,ERP建设就难以实施。为此,我们进行了深入的调研,在充分了解已经实施ERP的企业情况的基础上,对建设ERP的现实意义和战略意义有了比较深刻的认识。
第一,建设ERP系统是适应科技发展进步的需要。近年来,以计算机技术和通信技术为核心的信息网络技术发展迅猛,在出版领域的应用越来越广泛,越来越深入。网络营销在出版领域得到了广泛的应用。数字出版正在进入推广普及阶段,可以预见,未来在整个出版领域所占的比重会越来越大。在这样的背景之下,出版社如果不顺应科技发展潮流、积极发展数字出版,将难以生存和发展。ERP系统能够为数字出版搭建一个基础平台,助推出版企业实现出版技术创新和升级。出版社建设ERP系统,是在科技发展新时代实现可持续发展的必然选择。
第二,建设ERP系统是适应出版社转企改制的需要。从2009年开始进行的全国出版行业转企改制,对出版社来说,是一个重大的变化。出版社成为真正意义上的市场主体,客观上要求出版社大大提升市场化经营水平,而要做到这一点,没有信息化手段作支撑是不行的。以前,由于没有搭建信息化平台,不仅出版社内部运作效率低,图书生产和发送速度不够快,影响市场竞争力,而且在与外部互联互通方面存在很大局限性,对市场信息的采集不快、不全、不准,与市场化经营的要求存在着较大的差距。建设ERP系统,将使这一问题得到较好的解决,大大提升出版社市场化经营的水平。
第三,建设ERP系统是实现企业管理创新的需要。从铁道社的情况看,过去受计划经济管理体制影响较深,管理基础比较薄弱,很多管理工作还没有摆脱“人治”管理、经验式管理、粗放化管理,管理的随意性较强。要适应新的形势发展,出版企业必须加快建立现代企业制度,实现由传统管理、经验管理向制度化管理、科学化管理的转变。ERP系统的建立和运行,能够通过流程再造、系统规范带动企业管理创新,实现企业管理规范化、科学化。
通过充分调研,我们深切感到,建设ERP系统不是权宜之计,而是势在必行。如果我们现在因为怕麻烦、怕失败而不进行ERP建设,将来可能会在管理上越来越落后于其他企业,甚至在日益激烈的竞争中被淘汰。
二、只有科学组织、强力推进,才能取得ERP系统建设的成功
ERP系统建设是一项十分复杂、难度很大的系统工程。其实施难度不仅在于技术烦琐、操作复杂,更在于ERP系统建设对于传统企业管理来说,是一场深刻的变革,要求人们的管理理念、管理方式、管理程序都要随之发生较大的改变。从工作实践给我们的启示看,主要应该把握好以下几点:
1. 坚定目标导向,自上而下强力推进
部分员工对ERP系统的作用持怀疑态度,主动参与配合意识不强;建设ERP需要投入大量精力,与做好日常工作存在矛盾;ERP系统是全流程设计,比较复杂,不容易理解,客观上决定了建设ERP必然会遇到较多的阻力。因此,要保证这项工程顺利推进,领导者必须以不可动摇的决心和坚决的态度来抓好组织实施。通过反复深入的宣传和引导,在全社员工中形成了背水一战、不达目的誓不罢休的良好氛围。这种氛围的形成,为消除思想阻力、克服实施中的困难提供了强有力的支持和保证。
2. 科学组织实施,保证建设进度和质量
一是加强推进力度。社里专门成立了ERP工程建设推进工作小组,负责ERP工程总体方案的设计、推进计划的制定,并负责抓好组织协调和具体实施。由主管社领导主持,定期召开会议,专门研究部署ERP建设工作。
二是培养和发挥技术骨干的作用。在各个部门选拔信息员,作为本部门ERP建设的技术骨干。由系统开发商(平章公司)、推进小组对信息员进行培训,使其率先掌握ERP系统设计思路和操作技能。信息员既作为本部门实施ERP的设计师,认真贯彻推进小组的意图和要求,对优化完善系统设计提出具体意见和措施,及时协调实施中遇到的难题,又作为本部门的“小教员”,对本部门的所有人员进行操作培训,通过实际操作示范、手把手地教,使每个员工都达到懂原理、会操作。
三是保质保量做好全员强制性培训。每个部门上线运行之前,都由系统开发商、推进小组对部门的全体员工进行培训,使员工素质达到上线要求。由于采取强制性措施,有力保证了员工的参训率和达标率,有些年龄大、电脑操作能力弱的员工,采取“笨鸟先飞”的办法,自觉勤学苦练,在其他员工帮助下,也较快地掌握了操作技能。
四是坚持“先上线、后完善”的实施原则。由于ERP上线运行的相关技术准备工作千头万绪,纷繁复杂,加上不同部门、不同岗位的人员素质存在一定差异,有些问题存在争议一时难以解决,因此,要追求圆满做好各项准备后再上线,就会耗时很长,延误整个ERP建设进程。为保证ERP建设按计划推进,我们研究确定了“先上线、后完善”的实施原则,在准备工作基本达到上线要求的时候,就果断决策上线运行,在上线之后再根据实际运行中暴露的问题进行微调,使ERP系统逐步完善。实践证明,坚持“先上线、后完善”的实施原则,最大限度地减少了实施中的扯皮推诿,有效防止了久拖不决、矛盾增加、疲劳厌战现象的出现,有力保证了整个工程的顺利推进和如期完成。
3. 坚持先进性原则,保证系统建设效果
能否建成先进、科学、实用的ERP系统,关键在于能否把先进性原则贯彻始终。建设ERP系统,需要进行大量的流程再造、管理创新,这就不可避免地会产生传统管理与科学管理的矛盾冲突,甚至是激烈斗争。如果让传统管理理念占了上风,即使最终建立了ERP系统,也是没有实际意义的。比如,在如何处理流程再造的问题上,为了防止走弯路,我们从ERP建设伊始就鲜明地提出,要把先进性原则作为ERP建设的灵魂和生命线,认真加以坚持和贯彻执行。在具体实施中,我们要求各部门努力维护ERP系统原有设计的先进性,积极自觉地改进自身管理,努力适应ERP系统的新要求,决不向系统开发商提出影响系统先进功能的调整要求。同时,我们与系统开发商紧密配合,大力支持他们坚持原有的先进性设计。由于我们在ERP建设中严格坚持了先进性原则,为建成先进、科学、实用的ERP系统、实现投资效益,提供了可靠的保证。
三、ERP系统的建设和运行,促进了出版管理的积极转变
1. 实现了资源共享和高效利用
ERP搭建了信息化、科学化的综合管理平台,使信息流、资金流、物资流、工作流在平台上快速流动并汇集整合,改变了过去存在的“信息孤岛”、资源分散、资源综合利用效率低的问题,充分实现了资源共享,为整合资源、实现资源综合运用效率最大化提供了强有力的支持。
2. 提高了工作效率和服务效率
通过管理创新、流程再造,促进了管理方式的转变,实现了工作流程的优化和简化,大量编辑、出版、发行业务通过网上操作和流转,大幅度减少了联系、等待、传递等时间,提高了决策审批效率和办理实施效率,同时解决了重复录入、浪费人力的问题,极大地解放了生产力。工作流程纳入ERP系统后,工作流转清晰透明,上下道工序之间相互监督制约,有效解决了过去存在的相互扯皮、人为拖延等影响效率的问题,部门之间、工序之间的协同配合达到高效化,工作的计划性和执行力大大增强。
从编辑系统看,过去由于担心图书质量出问题,铁道社本着严上加严的思路实行“九审环节”,程序烦琐,效率不高。按照ERP的系统设计进行流程再造后,变“九审环节”为“三审制”,不仅简化了程序,大大压缩了审批时间,而且使责任更明确、更具体,有力保证了图书质量。
从发行系统看,过去,发书慢、及时运达率不高一直是影响顾客满意度和市场竞争力的突出问题。建设ERP系统后,新开发的软件系统不仅实现了发行部内部管理信息化,而且使书库由传统的手工管理跨越到信息化管理,并与连锁代理销售商实现业务系统信息对接。先进的信息化管理和物流管理解决了以前存在的订单处理慢、发货速度慢、盘库不发书等一系列问题,服务效率大大提升,顾客满意度明显提高。
3. 提升了精细化管理水平
过去,生产经营数据来自多个部门,相互矛盾;“账实不符、账账不符”等问题长期存在。ERP系统通过先进的管理模式、科学的流程设计、精确的核算体系,充分体现了精细化管理、科学化管理的原则,在推动出版社实现由粗放式管理向精细化管理转变方面发挥了重要作用。ERP系统实现了编务、生产、发行、仓储、财务等各个部门基础数据的集成和统一,保证了经营数据的唯一性、准确性、可靠性,使出版社的精细化管理水平得到显著提升。ERP系统轻松地实现了单品种图书的动态效益分析,为实行绩效考核提供了支持。
4. 强化了经营风险控制
ERP系统实现了对经营数据、成本情况的真实、实时反映,解决了过去存在的数据滞后、重复或失实的问题,使社领导能够随时了解掌握经营状况,防范经营风险。过去,社里对图书库存、纸张库存情况的掌握若明若暗,现在每天都可以实现盘库,及时掌握库存情况。通过程序化、透明化管理,强化了相互监督与制约,有效杜绝了人为更改数据、徇私舞弊等问题的发生。
5. 提高了快速应对市场变化的能力
过去,由于缺乏信息系统的支持,出版社对市场信息的掌握存在着滞后性,难以做到灵活快速地应对市场变化。ERP系统投入使用后,社领导、社内各部门、每个编辑都能通过信息系统实时了解到图书销售、回款等市场信息,可以根据市场变化及时调整和改进出版策略、营销策略,提高图书出版和经营的针对性、有效性。ERP系统建成后,出版社与图书销售商实现了信息互通,出版社可以及时了解销售商的需求,及时予以满足,销售商也能够及时了解出版社的产品特点,有针对性地组织销售,实现了社店双赢。 ■
