摘要：高职院校教学档案管理是高职院校建立国家示范性高职院校的重要工作之一，也是学院管理工作的重要组成部分，在网络环境下优化高职院校教学档案管理，提高高职院校教学档案管理水平，保证教学质量，为教学做好服务工作是我们教学档案工作者必须研究的课题。
关键字：网络环境教学档案管理数字馆藏
随着社会网络信息化进程的日益加快，我国高职学院校园网络建设的已初具规模，高职院校教学档案管理的数字化建设和档案网站建设逐渐起步，无纸化办公已经实现。教学档案管理工作是高职院校教学工作中的重要组成部分，必然要在档案现代化大环境下，改变过去“一纸统天下”的模式，以纸质档案、声像档案、电子档案等多种档案形式并存，向多载体、全方位、深层次的网络档案信息资源开发转变。
1．网络环境下高职院校教学档案管理必要性
高职院校教学档案管理是高职院校在教学管理工作中反映教学管理、教学运行、教学改革和教学建设的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体等重要资料。高职院校教学档案不仅记载着学校的办学历史，而且是全校师生的德、能、勤、绩和学校教学活动的真实记录，它全面反映了高职院校最基本的管理职能活动。目前国内外高职院校教学档案管理已经进入信息化、网络化，计算机技术和网络技术的大量使用阶段，给高职院校教学档案管理工作带来了新的机遇，同时也带来了压力和挑战。因此，为了满足网络化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求，必须与时俱进，借助先进的通讯设施和技术手段，建立高职院校教学档案信息网络，以实现档案信息资源的共享。
2．网络环境下高职院校教学档案管理的基本原则
进行档案信息化建设是一项关系档案事业发展全局的战略举措必须纳入国家信息化建设的总格局中，同步进行，协调发展。与此同时，档案信息化的建设又应遵循其自身所具有的基本规律和特点。在档案信息化建设工作中要坚持三条基本原则，即文档一体化原则、归档双轨制原则和确保网络安全的原则。这是进行档案信息化建设的过程中要着重把握的重要指导思想。
㈠ 文档一体化原则
多年的实践证明，教学的档案信息化建设必须与文档一体化为前提。必须把档案信息化纳入办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行，协调发展。档案部门要积极参与办公自动化系统的设计，对办公自动化系统的规划与建设提出教学档案管理方面的要求和建议。
㈡ 电子文件与纸质文件并存的原则
在今后相当一个时期内，具有重要保存价值的电子文件，一定要有相应内容的纸质文件归档保存。同时，电子文件也要按照其记录信息的保存价值进行物品归档，转化为电子档案，并按有关规定安全保管。
㈢ 确保网络安全的原则
办公自动化系统，包括教学档案信息化系统，涉及大量的学院和教师机密，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离。教学涉密档案信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上。要采取彻底的防范措施，确保教学办公局域网和教学档案信息的安全。教学档案部门要从档案管理的特点出发，对教学办公自动化的设计和建设提出档案管理和电子文件归档方面的要求，以档案信息化建设为动力，不断提高档案管理的现代化水平。
3．网络环境下高职院校教学档案管理的内容
高职院校网络教学档案管理的最终目的是为了更好的利用档案，以服务于教学。要充分利用计算机网络，探索教学档案的现代化管理。通过构建网上教学档案服务平台，把已有的教学档案目录数字化，建成目录查询系统，为更多的用户提供服务；将电子资料归档，把部分纸质资料转化为数字资料信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。通过网络为广大师生服务，以此推进教学档案利用与共享的步伐。
⑴ 丰富优化数字馆藏，为网络管理打好基础。网络教学档案管理是以档案室的数字档案资料为基础的。“巧妇难为无米之炊”，离开了坚实的基础，网络教学档案管理工作就无从开展。首先，要加快高职院校教学档案的数字化工作。其次，要加大对现行电子文件的收集力度。
⑵ 建设高水平教学档案网站，为网络管理成果的发布提供平台。高职院校教学档案网站是高校档案部门展示形象的窗口，是高职院校网络档案管理成果的发布平台，是与利用者进行互动的纽带。建设一个有特色、高质量的档案网站，对高职院校网络管理成果的推广和利用具有积极地推动作用。一是要针对用户进行网站内容设置。二是要精心设计网页。
⑶ 构建网络互动模式，走开放管理之路。网络环境为高职院校教学档案管理工作提供了全新的利用互动模式。首先，教学档案管理人员可以将管理工作计划与管理成果发布在网上，通过网上聊天或以E—mail的方式，由浏览者提出自己的意见与具体要求，管理人员由此最大限度地获得相关人员的需求信息，并以此决定教学档案管理工作的进度和选题，使网络管理选题更加适合利用者，更具科学性。其次，要走联合管理的路子。通过与校内有关职能部门、其他高校档案部门等不同管理力量开展协作，实现档案信息资源共享，共同完成某些管理项目。
⑷ 精心研究教学档案管理素材，提高网络管理的质量。网络环境下高职院校教学档案管理人员可以获取的管理素材大大增加，材料数量的急剧增加势必带来选材的难度。因此网络管理必须加强对各种素材的甄别，要进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的分析研究，选定既切题义、又有价值的材料。
综上所述，计算机网络化、数字化管理和服务是未来高职院校教学档案管理工作的发展方向。加强教学档案网络化建设，是档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择。高职院校教学档案管理人员要准确把握网络带给档案管理工作的机遇，及时调整管理观念，让网络教学档案管理为高职院校教学工作保驾护航。
参考文献：
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